HOTLINE: 090 912 1111

Sử dụng tủ tài liệu đúng cách đạt hiệu quả cao

Tủ tài liệu là vật dụng nội thất có vai trò lưu trữ tài liệu, hồ sơ… trong văn phòng được ngăn nắp, gọn gàng hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được cách sử dụng tủ tài liệu sao cho mang lại những hiệu quả cao trong công việc nhất. Vậy nên quý vị hãy theo dõi những thông tin trong bài viết dưới đây để tìm hiểu về vấn đề này nhé.

Phân loại tài liệu khi đặt lên tủ tài liệu

Trước khi đặt tài liệu, giấy tờ lên tủ tài liệu thì đầu tiên, các bạn hãy phân loại tài liệu sao cho khoa học, hợp lý nhất. Điều này sẽ giúp ích rất lớn cho chúng ta trong việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong công việc sau này. Theo đó thì bạn nên sắp xếp tài liệu theo gợi ý sau:

Đối với các loại tài liệu thường xuyên sử dụng thì bạn nên sắp xếp ở vị trí dễ thấy và thuận tiện lấy ra nhất để không làm mất thời gian làm việc. Đối với những tài liệu ít dùng đến thì nên để ở vị trí cuối tủ hoặc trên cùng của tủ.

Thứ hai là bạn nên đặt những loại hồ sơ, tài liệu có liên quan ở cạnh nhau và những loại tài liệu nào cần chỉnh lý sau này thì nên bố trí ở những nơi tiện lợi khi cần tới.

Sắp xếp, bố trí tài liệu hợp lý

Khi sắp xếp tài liệu lên tủ tài liệu thì bạn nên tuân theo một số nguyên tắc cơ bản như sau:

Sắp xếp theo mẫu tự bảng chữ cái A, B, C… sẽ giúp cho việc tra cứu và tìm hồ sơ trở nên đơn giản hơn.

Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ: Dựa vào nội dung trong tài liệu, tính chất công việc thì bạn có thể sắp xếp theo các nội dung như: tài liệu thông thường, tài liệu mật, tài liệu đang giải quyết… Như vậy thì nhân viên sẽ bố trí tài liệu trong tủ được khoa học, hợp lý và hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên được dễ dàng hơn.

Phải thường xuyên giải phóng diện tích tủ tài liệu

Trong quá trình làm việc thì khối lượng giấy tờ, tài liệu phát sinh ra là rất lớn nhưng không phải văn phòng nào cũng trang bị được những mẫu tủ tài liệu có kích thước lớn. Cho nên, điều cần làm lúc này là phải giải phóng diện tích không gian cho tủ tài liệu bằng cách dọn dẹp tủ thường xuyên. Với những tài liệu đã hết giá trị, không dùng đến thì bạn nên bỏ đi và xếp vào trong kho để đặt tài liệu mới vào. Như vậy thì chúng ta sẽ có thể vừa bảo quản và quản lý tài liệu hiệu quả lại giúp nâng cao giá trị sử dụng lâu dài cho tủ đựng tài liệu.

Với những thông tin hữu ích mà nội thất thegioitusat.com vừa cung cấp thì các bạn sẽ nắm được cách sử dụng tài liệu hiệu quả nhất. Nhờ đó sẽ nâng cao chất lượng cũng như hiệu suất làm việc của chúng ta tốt hơn rất nhiều.

Gọi ĐT tư vấn ngay
Chat ngay qua Messenger
Chat ngay qua Zalo
Xem bản đồ chỉ đường
Bấm để gọi