HOTLINE: 093 1060 333

Kinh nghiệm sắp xếp tủ tài liệu văn phòng khoa học

Lựa chọn được mẫu tủ tài liệu đã khó khăn nhưng việc sắp xếp chúng một cách hợp lý thì không phải ai cũng biết. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kinh nghiệm sắp xếp tủ tài liệu văn phòng khoa học để bạn tham khảo.

Khoa học đã chỉ ra rằng, một phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, khoa học sẽ mang tới hiệu quả công việc được tăng cao so với những không gian bừa bộn, lộn xộn. Một chiếc tủ tài liệu văn phòng phù hợp đều mang tới cho không gian được ngăn nắp, tiết kiệm diện tích nhất. 

1. Phương pháp phân loại hồ sơ

Để việc sắp xếp văn phòng trở nên khoa học thì việc đầu tiên cần làm là phân loại hồ sơ. Nếu hồ sơ đã được phân loại hệ thống thì việc kiểm tra và sắp xếp sẽ trở nên dễ dàng. Bạn có thể phân loại theo cách như sau:

 Phân loại tủ tài liệu theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

– Tủ tài liệu phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4…

– Nhóm cũng là phương pháp phổ biến được sử dụng để phân loại tủ tài liệu: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm.

2. Lựa chọn tủ tài liệu có số ngăn phù hợp

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng cũng như ngân sách của các cơ quan để có thể lựa chọn được những mẫu tủ tài liệu có số ngăn đáp ứng được nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên nếu có thể hãy lựa chọn một chiếc tủ có nhiều ngăn, các ngăn (khoang) có kích thước khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn có thể sử dụng tủ tài liệu vào nhiều mục đích và linh hoạt hơn.

– Lưu trữ: Các tập hồ sơ, tài liệu thông thường có kích thước là 28cm x 35cm, tuy nhiên nếu bạn chọn tủ có nhiều ngăn sẽ có thể lưu trữ cả những tài liệu kích thước lớn hơn hoặc nhỏ hơn.

– Cần có thêm những khoang cánh mở để trưng bày những phần thưởng, kỷ niệm chương.

– Các ngăn tủ có khóa dùng để bảo mật những loại tài sản quan trọng của cá nhân, công ty hoặc những vật dụng, tài sản có giá trị đề phòng những người có ý đồ xấu.

3. Sử dụng tủ tài liệu treo tường thông minh

Đối với các văn phòng có diện tích nhỏ, chúng ta nên dùng tủ tài liệu treo trên tường. Loại tủ treo gọn nhẹ, giúp tiết kiệm diện tích nhưng lại có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ lớn. 

Đây là giải pháp thông minh đang được nhiều doanh nghiệp yêu thích và lựa chọn.

4. Sử dụng những mẩu giấy ghi chú

Các mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt sẽ giúp việc tìm kiếm của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo, còn kệ ghi “Kế hoạch” thì đó là nơi lưu trữ các bản kế hoạch. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà còn khiến phòng làm việc khoa học hơn.

Với riêng vị trí giám đốc, việc chọn tủ tài liêu cò có thêm nhiều điều cần phải lưu ý, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu tủ tài liệu giám đốc tại Misota và cùng nghe tư vấn từ đội ngũ nhân viên bán hàng để có thể lựa chọn được sản phẩm phù hợp nhé.

Bấm để gọi