HOTLINE: 090 912 1111

Hô biến văn phòng ngăn nắp với tủ tài liệu hiện đại

Chúng ta ai cũng biết rằng lượng hồ sơ tại văn phòng có rất nhiều nhất là với những lĩnh vực liên quan đến kế toán hay hành chính văn phòng. Nơi làm việc bừa bộn sẽ trở thành cơn ác mộng nếu như các không sắp xếp tài liệu một cách hợp lý và khoa học. Bài viết này sẽ giúp quý khách hàng biết những phương pháp để sắp xếp tài liệu được nhanh chóng hơn.

Chọn tủ tài liệu có thiết kế phù hợp

Trước khi sắp xếp hồ sơ khoa học để dễ dàng trong việc tìm kiếm thì các bạn cần chọn được mẫu tủ hồ sơ đáp ứng được mọi nhu cầu sử dụng cũng như phải thật phù hợp với văn phòng làm việc.

Tùy vào quy mô hoạt động và lĩnh vực công việc của doanh nghiệp để có thể chọn được tủ hồ sơ phù hợp. Nhưng chúng tôi khuyên các bạn nên chọn mẫu tủ chia thành nhiều ngăn, có thiết kế nhỏ gọn vừa tiện lợi khi có thể chứa được nhiều hồ sơ đồng thời tiết kiệm không gian cho văn phòng của mình.

Mặt khác các bạn có thể ưu tiên lựa chọn mẫu tủ cửa kính vì chúng mang tính thẩm mỹ cao và còn mang lại sự tiện lợi khi tìm hồ sơ. Nhờ có kính trong suốt nên chúng ta có thể quan sát được bên trong và mở đúng ngăn mà cần lấy tài liệu mà không cần phải lục tìm ở nhiều ngăn khác.

Cần phải phân loại thành nhiều loại giấy tờ khác nhau

Việc phân loại tài liệu có vai trò rất quan trọng vì mỗi loại loại tài liệu trong văn phòng đều có mục đích sử dụng riêng nên các bạn hãy ghi chú theo loại và sắp xếp theo từng mục đích sử dụng. Ví dụ các bạn có thể phân loại các hồ sơ hành chính văn phòng, giấy tờ về việc kinh doanh của công ty, về chiến lược Marketing, về tài chính kế toán…

Sắp xếp thành các mục riêng biệt theo tính chất

Có nhiều cách sắp xếp khác nhau nhưng sau đây là cách được nhiều doanh nghiệp có kinh nghiệm lựa chọn như sắp xếp theo từng mốc thời gian miễn sao để quản lý có thể dễ dàng kiểm soát chúng, sắp xếp theo mẫu (báo cáo và các thống kê)…

Lập thành từng danh mục hồ sơ

Đây được xem là danh sách liệt kê theo hệ thống và việc lập ra các danh mục tài liệu cũng khá quan trọng vì sẽ giúp người tiêu dùng tiết kiệm được thời gian và thuận tiện trong việc quản lý một số lượng giấy tờ lớn. Khi lập các danh mục thì nên chú ý ghi chú theo tên hồ sơ, chủng loại, thời gian và nhập vào file của máy tính thì sẽ tiện hơn cho việc quản lý và đây chính là mẹo đang được nhiều công ty sử dụng.

Bài viết hướng dẫn sắp xếp hồ sơ mà chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn với hy vọng việc sắp xếp hồ sơ của công ty sẽ trở nên dễ dàng và mang lại hiệu quả cao hơn. Nếu các bạn có vấn đề liên quan đến việc mua tủ tài liệu thì hãy liên hệ với chúng tôi thông qua thegioitusat.com để được hỗ trợ kịp thời nhất.

Gọi ĐT tư vấn ngay
Chat ngay qua Messenger
Chat ngay qua Zalo
Xem bản đồ chỉ đường
Bấm để gọi