HOTLINE: 090 912 1111

Cách sắp xếp tủ sắt đựng tài liệu khoa học đạt hiệu quả công việc

Tủ sắt đựng tài liệu là một vật dụng nội thất đã quá quen thuộc với dân công sở trong vai trò giúp lưu giữ tài liệu được ngăn nắp, gọn gàng hơn. Tuy nhiên, việc sắp xếp tài liệu, giấy tờ trong tủ tài liệu sắt sao cho khoa học để đạt được hiệu quả làm việc tốt hơn là điều mà không phải ai cũng biết. Vậy nên ngay sau đây, chúng tôi xin gợi ý một số cách sắp xếp tủ sắt tài liệu hợp lý nhất cho các bạn.

Phân loại hồ sơ, tài liệu

Bước đầu tiên khi muốn sắp xếp tủ sắt đựng tài liệu được chuyên nghiệp, khoa học hơn đó là phải phân loại hồ sơ, giấy tờ theo những gợi ý như sau:

Sắp xếp tài liệu theo chủ đề: Đây là một trong những cách sắp xếp tài liệu thông dụng nhất mà các nhân viên văn phòng thường áp dụng. Theo đó thì trong một chiếc tủ sắt đựng tài liệu, chúng ta sẽ chia hồ sơ theo từng chủ đề như: báo cáo tổng kết, kế toán, hợp đồng, quảng cáo… Như vậy thì khi bạn cần tìm tài liệu có nội dung như thế nào sẽ có thể nhanh chóng tìm được.

Sắp xếp tài liệu theo cụm, nhóm: Trong trường hợp các tài liệu có cùng chủ đề thì các bạn có thể sắp xếp bằng cách chia ra thành nhiều cụm khác nhau như: cụm quý 1, quý 2, quý 3… Từ một cụm hồ sơ này thì bạn nên tiếp tục chia nhỏ hơn thành các nhóm như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3… Đến khi bạn muốn tìm kiếm tài liệu thuộc chủ đề nào thì cũng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.

Cách sắp xếp tủ sắt tài liệu khoa học nâng cao hiệu quả công việc

Sau khi phân loại tài liệu, hồ sơ xong thì chúng ta sẽ sắp xếp chúng vào tủ sắt đựng tài liệu theo những cách sau đây:

Sắp xếp theo thời gian: Dựa vào thứ tự thời gian được ghi trong hồ sơ mà bạn hãy sắp xếp trước sau cho hợp lý và lưu ý là hãy ghi chú cẩn thận để khi cần thì có thể kiếm được dễ hơn.

Sắp xếp theo mẫu tự: Dựa vào các mẫu tự A, B, C… trong bảng chữ cái mà bạn sắp xếp sao cho dễ dàng tra cứu và tìm hồ sơ nhanh hơn.

Sắp xếp theo tính chất: Dựa vào tính chất của hồ sơ như hồ sơ thông thường, hồ sơ mật, hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết, – hồ sơ đã giải quyết xong… thì sẽ giúp bạn biết được công việc nào chưa làm xong để nhanh chóng hoàn thành.

Với những cách sắp xếp tủ sắt đựng tài liệu mà thegioitusat.com vừa chia sẻ thì chắc chắn các bạn sẽ biết cách để bố trí hồ sơ, tài liệu như thế nào cho khoa học nhất. Từ đó thì năng suất làm việc của chúng ta sẽ được cải thiện hơn rất nhiều khi không mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu khi cần thiết.

Gọi ĐT tư vấn ngay
Chat ngay qua Messenger
Chat ngay qua Zalo
Xem bản đồ chỉ đường
Bấm để gọi