HOTLINE: 090 912 1111

Cách quản lý và sắp xếp hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, hiệu quả

Chọn được một mẫu tủ hồ sơ phù hợp đã là một công đoạn khó khăn và việc sắp xếp, lưu giữ tài liệu, công văn trong văn phòng sao cho khoa học, ngăn nắp cũng là một điều khiến nhiều người phải gặp suy nghĩ thật kỹ. Vì khi tài liệu, hồ sơ được sắp xếp một cách khoa học sẽ đảm bảo năng suất, chất lượng công việc và thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp. Để giúp đỡ các bạn có thể giải quyết được vấn đề này thì thegioitusat.com sẽ hướng dẫn cách quản lý, sắp xếp hồ sơ hiệu quả sau đây.

Cách phân loại tài liệu, hồ sơ

Trước khi cất giữ tài liệu lên tủ hồ sơ thì các bạn hãy thực hiện việc phân loại hồ sơ để dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp sau này. Theo đó thì các bạn có thể phân loại theo những gợi ý sau:

Phân loại hồ sơ theo chủ đề: Tùy vào nội dung hồ sơ mà bạn có thể phân loại ra thành báo cáo, hợp đồng, quảng cáo, kế hoạch…

Phân loại hồ sơ theo cụm: Khi hồ sơ chung chủ đề thì bạn hãy phân loại chúng theo từng cụm như: quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3…

Phân loại hồ sơ theo nhóm: Khi cùng một cụm hồ sơ thì bạn có thể chia nhỏ theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3…

Cách sắp xếp tài liệu, hồ sơ

Sau khi phân loại hồ sơ xong thì các bạn hãy lên phương án sắp xếp tài liệu nào ở vị trí nào cho phù hợp. Ví dụ với những loại tài liệu thường xuyên sử dụng thì nên sắp xếp ở vị trí thuận tiện, dễ thấy, dễ lấy nhất. Như vậy thì sẽ đảm bảo cho việc không mất quá nhiều thời gian tìm kiếm các tài liệu đó. Còn với các loại tài liệu ít sử dụng thì bạn nên xếp ở vị trí cuối cùng của tủ hồ sơ hoặc trên cùng của các giá đựng tài liệu.

Ngoài ra, bạn nên đánh dấu lên các tập hồ sơ, tài liệu theo danh mục lưu trữ để dễ tìm kiếm hơn.

Thường xuyên sắp xếp lại tủ hồ sơ, giá tài liệu

Sau một thời gian dài làm việc thì chắc chắn số lượng hồ sơ tài liệu sẽ tăng thêm rất nhiều trong khi không gian lưu trữ chỉ có hạn. Do đó mà bạn hãy dành một thời gian định kỳ để kiểm tra lại những tài liệu không dùng đến nữa để dọn dẹp, giải phóng cho diện tích của tủ, giá kệ đựng hồ sơ để lưu trữ được nhiều tài liệu mới hơn nhằm phục vụ tốt cho công việc.

Có thể nói rằng việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu văn phòng là một nhiệm vụ không hề đơn giản, nhất là khi lượng hồ sơ và tài liệu là rất lớn. Nhưng với những bí quyết mà chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp ích cho các bạn có thể phân loại, quản lý, hồ sơ được hợp lý, khoa học hơn rất nhiều để hỗ trợ tốt hơn cho công việc.

Gọi ĐT tư vấn ngay
Chat ngay qua Messenger
Chat ngay qua Zalo
Xem bản đồ chỉ đường
Bấm để gọi